Dispositivi aziendali: come gestirli senza impazzire
Comprare un portatile o uno smartphone per un collaboratore è la parte facile. Il lavoro vero comincia dopo: configurarlo, ripararlo quando cade, sostituirlo quando rallenta, recuperarlo quando qualcuno lascia l'azienda, smaltirlo a fine vita. Moltiplicato per dieci, trenta o cento dispositivi, diventa un mestiere a parte.
Il noleggio operativo con le formule PLUS e FLEX non toglie i dispositivi dalla tua giornata, ma toglie quasi tutto il resto. Vediamo dove.
Il costo che non si vede
Il prezzo d'acquisto è il costo più visibile di un dispositivo, e spesso non il più alto. Intorno ci sono voci che raramente finiscono nello stesso foglio di calcolo:
- la manutenzione e le riparazioni fuori garanzia
- il fermo macchina: le ore di lavoro perse mentre un dispositivo è in assistenza
- il tempo amministrativo per ordini, fatture, inventario e pratiche
- lo smaltimento a fine vita
Con il noleggio queste voci confluiscono in un canone mensile fisso. Il costo totale smette di essere una stima e diventa un numero che conosci in anticipo, mese per mese. E il rinnovo tecnologico è programmato: alla scadenza riparti con dispositivi nuovi, senza il rischio di tenerti in casa macchine obsolete.
Se ti interessa anche il lato fiscale, ne parliamo nell'articolo dedicato alla deducibilità del noleggio operativo.
Arrivano pronti da configurare
I dispositivi sono sempre nuovi e sigillati nella confezione originale: mai usati, mai ricondizionati. La consegna con corriere espresso è inclusa e gratuita.
Gli smartphone arrivano senza SIM e senza vincoli di operatore: funzionano con qualsiasi operatore italiano o europeo, quindi puoi mantenere il contratto telefonico che hai già.
Soprattutto, il dispositivo resta tuo da gestire come preferisci. Nessuna limitazione sul software da installare, piena libertà di usare il sistema di gestione dei dispositivi (MDM) che già adotti, hotspot senza restrizioni. Per l'ufficio IT non cambia nulla nelle procedure di configurazione: cambia solo da dove arrivano le macchine.
Quando un dispositivo si rompe
È il momento in cui la gestione interna costa di più: trovare un centro assistenza, spedire, aspettare, prestare un dispositivo di ricambio, seguire la pratica. Con il noleggio ogni dispositivo ha un piano di protezione SmartCare, obbligatorio per tutti. Non è un'assicurazione: è un servizio di gestione, e i livelli vanno in ordine crescente di copertura.
- Silver — la protezione di base: la pratica la segui tu, con una franchigia.
- Bronze — il primo sinistro, danno o furto, lo gestiamo noi tramite il portale, con ritiro e riconsegna del dispositivo. Dal secondo valgono le condizioni Silver.
- Gold — tutti gli eventi gestiti dal portale, fino a tre danni accidentali e un furto, con contributi fissi al posto delle franchigie.
- Platinum — tutto quello che c'è in Gold, e i primi due danni accidentali senza alcun costo.
Con Bronze, Gold e Platinum la segnalazione si apre direttamente dal portale: una segnalazione, e ritiro, riparazione e riconsegna li organizziamo noi. Per l'ufficio IT significa una pratica in meno da seguire, e per il collaboratore meno giorni senza il suo strumento di lavoro. Sui dispositivi Apple, Gold e Platinum garantiscono ricambi originali e lavorazioni in laboratori certificati Apple.
Con la Formula PLUS il livello Silver è già compreso nel canone; con FLEX il piano di protezione si sceglie a parte. Il confronto completo dei livelli è nella pagina dell'assistenza.
Fine contratto senza sorprese
Tre mesi prima della scadenza ricevi un avviso, così la data non arriva all'improvviso. A quel punto le strade dipendono dalla formula:
- con PLUS (da 24 a 48 mesi) restituisci i dispositivi e riparti con modelli nuovi, con un nuovo contratto
- con FLEX (da 18 a 48 mesi) alla scadenza puoi anche riacquistare i dispositivi, a un prezzo di riacquisto imbattibile, molto al di sotto del loro valore di mercato. Oppure restituirli
- in ogni caso puoi semplicemente restituire: la spedizione di ritorno è a carico dell'azienda
Le differenze fra le due formule sono raccontate per esteso in Fine noleggio: rinnovo, riacquisto o restituzione?.
Attenzione Prima di restituire uno smartphone, un tablet o un Mac va disattivato "Dov'è" (o Samsung Knox). Un dispositivo ancora legato a un account non può essere ripristinato: risulta non restituito e i canoni continuano a maturare. Qui la procedura passo per passo.
In sintesi
Il noleggio non elimina la gestione dei dispositivi, ma la riduce all'essenziale. Il costo è un canone che conosci in anticipo, i dispositivi arrivano nuovi e liberi da vincoli, un guasto si risolve con una segnalazione e la fine del contratto è avvisata per tempo. Il resto del tempo l'ufficio IT lo può dedicare a ciò che conta davvero per l'azienda.